Een interview met CEO Maxime De Vriendt over het grensoverschrijdend succes in de medische logistiek

AGX Group, gespecialiseerd in het transport van medisch materiaal en apparatuur, heeft de wind stevig in de zeilen. Na België en Luxemburg rolt CEO Maxime De Vriendt zijn ophaal- en leveringsdiensten na toenemende vraag ook uit in Nederland. “We staan voor de uitdaging om te blijven groeien en ons aan te passen aan de snel veranderende behoeften van onze klanten, maar we zijn vastbesloten om ons te blijven onderscheiden.” 

Flashback naar 2007: na twintig jaar actief te zijn in de medische logistiek, richtte Gérard De Baets – Maxime’s stiefvader – zijn eigen transportbedrijf op, AGX Group. Met de hulp van zes chauffeurs zorgde Gérard dat dagelijks 300 pakketten werden opgehaald en geleverd in ziekenhuizen in België en Luxemburg. Anno 2023 rekent AGX op een team van 110 professionele bezorgers die het reilen en zeilen van de medische sector kennen. Dagelijks, dag en nacht, leveren ze 6.000 pakketten in België, Luxemburg en Nederland aan ziekenhuizen, tandartsen, tandlaboratoria, optiekers en hoorcentra.

Al in 2008 verscheen jij op de radar van AGX, Maxime. Hoe ben je er terecht gekomen? 
“Ik kwam nog maar net van de schoolbanken toen mijn stiefvader Gérard het voorstel deed om bij AGX te komen werken. Op dat moment was het transportvolume – met 650 pakketten per dag – sterk toegenomen. Elk adres moest ik handmatig in het toenmalig computersysteem kopiëren. Eerlijk? Dat was heel erg saai.” (lacht) 

Dus zorgde je zelf voor een interessante oplossing? 
“Dat moest wel, want het kostte gewoonweg te veel tijd om ‘s avonds en ‘s ochtends de leveringen aan elk van onze klanten te melden. Om de klantorders te moderniseren en de tracking te verbeteren, schakelden we een transport management systeem in, vandaag de dag nog steeds een van de belangrijkste tools in onze organisatie.” 

Rond diezelfde tijd kregen jullie je eerste klant uit Engeland. Hoe bracht die klant alles in stroomversnelling? 
“Voor deze klant leverde en haalde AGX tandheelkundige implantaten op in verschillende Engelse laboratoria. Eerst ‘s nachts, daarna begonnen onze diensten geleidelijk uit te breiden naar leveringen overdag. Onze track-en-tracesysteem bleek een godsgeschenk, want dankzij het maken van foto’s van elk geleverd pakket, een uitgebreide rapportagemogelijkheid en onze dagelijkse geautomatiseerde updates aan onze klanten nog voor de laboratoria openden, liep alles zeer vlot.”

Na vijftien jaar een gevestigde waarde te zijn op de Belgische en Luxemburgse logistieke markt, zijn jullie sinds begin 2023 ook actief op de Nederlandse markt. Een evidente stap? 
“Voor onze klanten wel. (lacht) Zij waren al langer vragende partij om onze transportdiensten ook in Nederland uit te rollen. Ze vertelden ons al een tijdje dat ze moeite hadden om een soortgelijke, kwalitatieve, Nederlandse transportdienst te vinden. Omdat het echt een terugkerende vraag werd, zijn we een jaar geleden begonnen met de voorbereidingen voor de uitbreiding naar Nederland. We waren er klaar voor.”

Voor de Nederlanders die meelezen en die nog niet goed weten wat jullie doen: kan je het hen nog even uitleggen? 
“In het kort: wij zorgen ervoor dat tandheelkundige implantaten en chirurgisch materiaal veilig en op tijd op de juiste plaats worden geleverd. In Nederland richten we ons voornamelijk op de levering van tandheelkundige implantaten en chirurgisch materiaal aan tandartsen en ziekenhuizen. Wij bieden verschillende vervoersdiensten aan, zoals nachtelijke leveringen, retourafhalingen en leveringen. Onze chauffeurs worden speciaal opgeleid om hun weg te vinden in ziekenhuizen, om alle sleutels te beheren, om nachtkluizen te plaatsen en om ervoor te zorgen dat ze op tijd de juiste materialen ophalen en afleveren.Wij halen materialen op bij klanten aan het einde van de dag en verzenden deze naar tandartsen, tandtechnische laboratoria, oorartsen en ziekenhuizen gedurende de nacht en/of de dag. 

Hoe begin je als CEO van AGX aan de uitrol van je activiteiten  in een ander land?
“Met een grondig marktonderzoek en een grondige marktanalyse. En vooral ook met het juiste team, want er zijn verschillende uitdagingen wanneer je met je business naar een nieuw land trekt. Een simpele copy-paste doen van onze services naar de Nederlandse markt: dat ging natuurlijk niet. Er zijn culturele verschillen waardoor men anders aan zaken gaat doen, er is een andere wet- en regelgeving en ook de verschillen in infrastructuur zorgen voor afwijkende levertijden en transportkosten.

Maar… the best is yet to come. (lacht) We zijn namelijk onlangs een nieuw partnership aangegaan met een IT-provider die voor een gecentraliseerde database van al onze nachtleveringsadressen zal zorgen. Het resultaat: een enorme vereenvoudiging in het beheer van deze adressen. Zo kunnen bijvoorbeeld tandartsen via ons internetplatform rechtstreeks hun retourzendingen naar het laboratorium laten vervoeren, zonder dat zij het laboratorium op voorhand moeten contacteren.

Fantastisch! Heb je jouw Nederlands team ondertussen gevonden? 
“Absoluut. Alle nieuwe medewerkers in ons Nederlands team hebben heel wat ervaring in grote Nederlandse transportbedrijven. Ze weten dus hoe de logistieke sector in Nederland werkt en vooral ook hoe ze kwaliteit moeten bieden. Onze operationeel manager – Paul Groot Hulze – heeft bij verschillende transportbedrijven in Nederland gewerkt, heeft veel- en een goed contact met onze chauffeurs en weet hoe hij ze moet trainen. Paul werkt samen met Tom Venema en met Erwin Noordink, om ons dag- en nacht netwerk zo efficient mogelijk in te richten maar wel te voorzien van een hoogwaardige kwaliteit. Voor de opstart in Nederland heeft het volledig team een tijdje meegedraaid in ons Belgisch hoofdkwartier. We wilden er zeker van zijn dat dezelfde procedures en kwaliteitsnormen in Nederland gehanteerd zouden gaan worden.”

Ondertussen draait het nieuwe magazijn in Utrecht sinds begin dit jaar op volle toeren. Vanwaar de keuze voor Utrecht? 
“Vanwege de centrale ligging in Nederland. Vanuit één leveringspunt kunnen we leveren aan het hele noorden, inclusief Groningen, en bedienen we zelfs klanten tot in Maastricht in Nederlands Limburg. Die centrale ligging maakt het bovendien ook mogelijk om een scherpe controle te kunnen houden op ons netwerk. Kwaliteit en reactiesnelheid bieden, blijft mijn grootste prioriteit. Nadat we onze computersystemen hebben geïmplementeerd, ons magazijn hebben ingericht en iedereen hebben opgeleid, zijn we inderdaad vanaf 2 januari van dit jaar operationeel op de Nederlandse markt.” 

De kinderziektes zijn er ondertussen uit? 
“Eerlijk gezegd: ik heb tot nu toe nog geen enkele klacht over ophalingen, leveringen of retours gekregen. Ik ben dus enorm trots op ons jonge, Nederlandse team in Utrecht. De uitdaging is nu om ons te blijven concentreren op het leveren van pakketten, het behalen van omzet en het aantrekken van nieuwe klanten om ons schema van actieve leveringen in Nederland te blijven uitbreiden.”

Een van de grote uitdagingen in de medische logistiek, is natuurlijk om alle pakketten op tijd te kunnen leveren. 
“Klopt, het is een uitdaging die we zeer serieus nemen. Om alle deadlines te halen in de medische logistiek is een perfect georganiseerde organisatie nodig. Transparantie en communicatie zijn onze paradepaardjes. We vinden het cruciaal om in permanent contact te staan met onze chauffeurs én klanten om te zorgen dat alles verloopt volgens ieders verwachtingen. Problemen worden zo snel mogelijk aangepakt door ons customer service team, de favorieten van onze klanten.” (lacht)

Welke rol speelt jullie – door klanten begeerde- track-and-tracesysteem in jullie organisatie? 
“Een hele cruciale rol. Het stelt ons in staat om onze klanten op elk moment van de dag een real-time overzicht te geven van de status van hun zendingen. Het zorgt voor een efficiënt beheer van de orders, de planning en de toewijzing van de chauffeurs en real-time monitoring van de leveringen. Maar we beseffen ook dat het menselijk beheer nog steeds een belangrijke rol speelt, en daarom werken we samen met experts zoals Paul Groot Hulze en Erwin Noordink om ervoor te zorgen dat we de beste mensen hebben om ons team te versterken en ons te helpen onze klanten de best mogelijke service te bieden. Ook ons nieuwe systeem voor het beheer van onze nachtkluizen speelt daar naadloos op in.”

Vormt dat een grote uitdaging voor jullie bedrijf, het juiste personeel vinden? 
“Het vinden van het juiste personeel is zeker een uitdaging voor ons bedrijf, maar we zijn niet de enige sector die hiermee te maken heeft. Daarom schakelen we een  recruitment manager in die actief op zoek gaat naar talent en ons team in Utrecht ondersteunt. We organiseren ook kleine evenementen met onze bestaande chauffeurs om nieuwe mensen aan te trekken via mond-tot-mondreclame. Tegelijkertijd beseffen we ook dat het opleiden van nieuwe mensen altijd meer tijd en middelen kost dan het onderhouden van een bestaand team, dus we blijven ons netwerk van personeel en partners onderhouden.”

Als CEO van een transportbedrijf kreeg je het afgelopen jaar ook een ander probleem op je bord: de torenhoge brandstofkosten. 
“De brandstofkosten waren en zijn inderdaad een van de grootste uitdagingen voor ons, aangezien het ongeveer 24% van onze transportkosten uitmaakt en de prijzen de afgelopen tijd enorm zijn gestegen. We worden overigens ook geconfronteerd met andere kostenstijgingen, waaronder de stijgende loonkosten als gevolg van de inflatie en de transportkosten. We proberen de kosten op te vangen door onze marges te verlagen, maar tegelijkertijd moeten we duidelijk communiceren met onze klanten over de tijdelijke brandstoftoeslagen en de noodzaak hiervan.”

Wat krijg je dan als klant te horen? 
“We leggen uit dat deze toeslagen in vergelijking met andere transportbedrijven redelijk zijn en zijn heel transparant over hoe we de brandstoftoeslag voor de afgesproken periode hebben vastgesteld. We blijven proactief zoeken naar manieren om onze kosten te beheersen en onze klanten tevreden te stellen, zonder de kwaliteit van onze dienstverlening in gevaar te brengen.”

Welke factoren zijn op dat moment doorslaggevend om toch te blijven samenwerken met AGX?
“Onze capaciteit en klantgerichtheid. We hebben een hoogwaardig distributienetwerk en een leveringsdienst die betrouwbaar en efficiënt is. Daarnaast zijn we in staat om real-time communicatie te bieden aan onze klanten en hen te voorzien van flexibiliteit en oplossingen op maat. Ons customer success team staat trouwens 24 uur per dag klaar om te communiceren met onze klanten en chauffeurs. Dit heeft ons succes in België opgeleverd en we willen datzelfde succes bereiken in Nederland. Ja, het klinkt misschien cliché, maar bij ons is de klant echt niet zomaar een nummer, maar juist een belangrijke partner in ons succes.”

Hoe luiden jouw toekomstplannen voor het bedrijf, zowel nationaal als internationaal? 
“We blijven ons concentreren op de medische logistiek en gaan onze expertise verder aanscherpen met een unieke service in de Benelux. Het is vooral belangrijk dat we ons bewust blijven van het belang van het leveren van medische apparatuur aan artsen, tandartsen, chirurgen en patiënten. Een patiënt op de operatietafel kan niet wachten. Daarom zullen we ons blijven focussen op het trainen en opleiden van onze chauffeurs en hen er voortdurend aan herinneren hoe belangrijk hun rol is in de leveringsketen.”

Benieuwd als Nederlands of internationaal bedrijf, wat AGX voor jou kan betekenen? Neem contact op via transport.nl@agxgroup.eu en wij nemen persoonlijk contact met je op om een afspraak in te plannen.